LGPD e relações de trabalho: 4 dicas para aplicar na sua Empresa.
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD entrou em vigor em setembro de 2020 e muitas Empresas ainda têm dúvidas se a lei também se aplica a elas ou não.
Necessário esclarecer que a Lei Geral de Proteção de Dados é a lei que regulamenta o tratamento dos dados pessoais, tanto no meio físico, como no digital.
Já os dados pessoais são todas as informações que identifica ou possa identificar uma pessoa natural e tratamento de dados é toda operação realizada com os dados pessoais desde a coleta até o descarte.
A partir desses conceitos pode-se verificar que a LGPD também se aplica as relações de trabalho. Isso porque desde o processo seletivo até a fase pós-contratual a Empresa faz o tratamento de diversos dados pessoais dos candidatos e empregados. Por isso, é importante adotar algumas medidas quando se fala da LGPD e relações de trabalho.
1. Não realizar a coleta excessiva de dados
O setor deve realizar um levantamento dos dados pessoais que são coletados e verifique a necessidade de cada um deles.
Muitas vezes a Empresa coleta dados que sequer são necessários para a relação de trabalho. Essa coleta indevida começa quase sempre na fase de recrutamento e seleção.
Com a LGPD, a Empresa precisa verificar se de fato os dados pessoais coletados para a relação de trabalho são necessários para aquela função e se existe uma finalidade para aquele tratamento. Além disso, é preciso ter uma maior atenção quando se fala de dados pessoais sensíveis.
Assim, caso se verifique que a Empresa está coletando dados pessoais que não tenham uma finalidade e não são necessários, é preciso interromper essa coleta.
2. Não realizar a coleta de consentimento de forma indiscriminadamente
Muitas Empresas têm coletado o consentimento do empregado acreditando que isso é suficiente para se adequar à LGPD. No entanto, o consentimento nem sempre é a hipótese de tratamento mais adequada, principalmente quando se fala de relações de trabalho.
O consentimento é revogável a qualquer tempo e se a Empresa utiliza o consentimento como base legal para qualquer tratamento, mesmo tendo como utilizar outras hipóteses previstas na Lei, isso pode gerar inúmeros problemas, inclusive na execução dos negócios.
Por isso, é necessário tomar cuidado ao sair pedindo consentimento em todas as situações, pois além de não estar adequado à LGPD, a Empresa pode trazer enormes transtornos para o funcionamento do negócio.
O consentimento é apenas uma das hipóteses em que se autoriza o tratamento de dados pessoais, havendo outras bases legais que podem ser mais adequadas ao tratamento de determinados dados.
Isso porque as bases legais estão todas no mesmo patamar, não prevalecendo uma sobre a outra, por isso, a importância de se avaliar com cautela qual a base legal mais apropriada ao tratamento daquele dado pessoal.
Claro que em algumas hipóteses o consentimento vai ser a única hipótese de tratamento possível, mas esse não é o caso na grande parte dos dados coletados na relação de trabalho.
3. Estabelecer procedimentos de armazenamento dos dados pessoais
A Empresa deve se preocupar com a forma de armazenamento dos dados pessoais, estabelecendo regras e medidas para garantir a segurança dos dados pessoais.
Isso significa que a Empresa não pode deixar os documentos referente a relação de trabalho em armários ou pastas digitais em que todos da Empresa e até mesmo terceiros têm acesso, muito menos manter armazenado por tempo indeterminado documentos sem finalidade alguma.
Por isso, é importante que a Empresa estabelece a forma de armazenamento de cada documento, especialmente aqueles considerados sensíveis, defina quem pode ter acesso, estabeleça e coloque em prática mecanismos de segurança para proteger de acesso indevido, perca ou outro incidente de segurança, estabeleça e gerencie o prazo de armazenamento.
Ainda, a Empresa deve se atentar aos prazos de guarda de determinados documentos estabelecidos em Lei. Isso porque muitos documentos das relações trabalhistas, a Empresa tem obrigação por lei de armazená-los por 5, 10, 20 anos ou até mesmo por prazo indeterminado. Tudo isso tem que estar devidamente mapeado pela Empresa para realizar o armazenamento e descarte correto dos dados pessoais.
4. Realizar o treinamento dos empregados
Diversas pesquisas já demonstraram que as maiores brechas de segurança acontecem por erros humanos. Quando falamos em relações de trabalho isso pode ter um impacto ainda maior na Empresa, visto que além das sanções administrativas, pode haver condenações judiciais em razão do ocorrido.
Por isso, é de suma importância que a Empresa se preocupe com o treinamento dos empregados, visando garantir a adequação à LGPD e a segurança dos dados pessoais.
Isso porque é através dos treinamentos que é realizada a conscientização dos empregados sobre a importância da LGPD e do tratamento de dados de forma adequada observando os procedimentos estabelecidos na Empresa. Além disso, o treinamento também é o momento para que os empregados possam tirar dúvidas sobre os procedimentos estabelecidos.
Assim, com os treinamentos periódicos a Empresa faz com que os empregados aprendam como aplicar a LGPD no dia a dia da Empresa e a importância de todos se engajarem nas atividades.
O treinamento é um importante aliado para evitar que ocorram incidentes causados por empregados.
Conclusão
A adequação à LGPD visa trazer maior segurança jurídica à Empresa e não para criar problemas ou entraves para as suas atividades, principalmente no setor de RH e DP.
Por isso, é indispensável o auxílio de um profissional que realize a adequação à LGPD de acordo com a realidade da sua Empresa e do seu negócio, no intuito de trazer maior segurança jurídica e adequar os processos necessários.